ISO9001を上手く取得するために

品質マネジメントシステムであるISO9001、これの認証取得は大変な作業であり、とにかくいいものを作らなくてはならないなどの重圧が感じられるかもしれないです。しかし実際にISO9001とはそんな認証なのか？やさしいISO9001について紹介いたします。

ISO9001とはどういうものなのか

ISO9001とは品質マネジメントシステムのことをいいます。品質ということで高い品質のものを安定の価格で速く納品する、といったパーフェクトなものを求められているように勘違いしてしまいがちですが、少し違います。不良品のない商品提供をするのは企業としてもともと当然のこと、ISO9001は単にいい商品を作っていますよ！というアピールだけではなく、その商品やサービスを提供するためのシステム自体の管理をすることをいいます。ISO9001のシステムは全十章で構成されており、その構築されたシステムをPDCAサイクルで実際に行います。この認証での目標は顧客満足度の達成です。このマニュアルを通してクオリティを一定にし、そして課題について考えることが可能です。そしてISO9001認証という言葉は看板や名刺において対外的アピールをすることにより、取引などに役だつとされています。

内容を知ることで楽になるISO9001認証取得

PDCAサイクルを構築するために必要なISO9001規格要項、要求事項について簡単に知っておくことで、一見難しいそれもまとまりやすくなるかもしれないです。まずは組織についての整理です。組織の在るべき形というものを明確にして、そしてISO9001は組織の中のどの範囲に適用するかを考えます。ISO9001認証取得をする場合は会社単位ではなく、部署単位などでも問題ないです。適用する範囲について決めておきます。そして、プロセスアプローチについても考えをまとめます。これは結果ではなくあくまで過程を重視しているので、はき違えのないようにしておきたいところです。そのプロセス通りに業務が行われた結果、顧客満足度の達成に繋がるとされているのがISO9001という品質マネジメントシステムとされています。

リーダーシップを明確にするためにも、ISO担当者をできれば二人たてること、計画を作ってもし予期しないことが起こってもどう対処するかイメージをたてていくこと、リスクがおこった際、それを機会とするためにも支援体制を整えること、いざ書類作成となったとき、どうしたらいいかわからない……となりがちですが、こうして見ていくとそこまで特別なことをしているわけではない、というのがわかります。実際こうした項目を埋めていくのにそこまでページは必要なく、厚さ2mm程度にまとめられている薄いマニュアルも存在しているほどです。

実は簡単でもいいISO9001

この品質マネジメントシステムは非常に分厚いマニュアルで構成されるべきものであり、そしてそうでないと審査が通らない、と勘違いされているケースがあります。しかし実際本当にそうなのか？大変な思いをして当然のものなのか？その実情について紹介いたします。実際これは審査を通すため、という気持ちで作っている場合ですと、分厚いマニュアルを一生懸命作ってしまいがち、という傾向があるようです。しかしこれはあくまでも見てもらうものなので、読む側に負担があるようなマニュアルはあまり意味をなさないものとされています。辞書のような太さのマニュアルを渡して読破するだけではなく内容をしっかり理解するように促すのは非常に困難なことです。また、作る人にとっても非常に大変で、全体的に時間コストがかかりすぎるものとなっています。

折角作ったとしても、失敗例になってしまう可能性が高いISOになってしまうのです。ではどういうISOを作れば良いのかというと、やはり理解しやすくて何回でも目を通しやすい、まとまった内容の情報量であるものが理想的なのです。基礎をしっかり作っていれば読みやすいマニュアルを薄く簡潔に作ることができます。分厚いマニュアルを作らないとISOがとれないというのは幻想、きちんと内容がまとまっていて必要な要項がしっかり埋まっていればそれは十分認証されるのです。500P以上のマニュアルになっているものが認証されている時に、うまくまとめられた50Pに満たない薄いマニュアルが認証されています。

そしてそれが実際実用された場合、どちらが実際役に立つかというと薄いマニュアルです。分厚いものは作るのが大変で読むのも大変、そして結局誰も目を通さないですが、薄いマニュアルは基礎さえしっかりしていれば作るのは簡単で読みやすい、そんな実用性抜群なものになります。そしてそんなISO作りをサポートしてくれる、指導を受けられるサービスがありますので、どうしても分厚いマニュアルになりがちな場合はぜひ相談をおすすめいたします。

ISO9001が求められる場面

ISO9001は国際基準の認証を受けているということで、それは信頼できる証になります。なので、入札条件としてISO9001認証取得済み、というのが求められる場面があります。そうした機会に備えて求められており、取得されている傾向もあります。対外的アピールとして必要な場合にもちいられています。そして、これ以外にも品質を一定にする、という目的で利用されているケースももちろんあります。これを設けることで対応品質のバラつきを防止し、そしてそこから課題を見つけ出して品質向上を目指せるため、ISO9001が求められるケースがあります。また、社内マニュアルとしても有用であり、そしてこれは会社単位ではなく、適用範囲は自分達で決められます。そのため会社の中のこの部署だけ適用されるISO9001の作成が可能です。取引に活かしたり、対外的アピールに利用したり、そして社内改善を目指すために用いたり、非常に広く活用されています。

ISO9001における注意点について

これを取得することで確実に事態が好転するというわけではなく、あくまで実用的であるか、そして自社の実情にあったマネジメントでないと維持できないです。従業員が取り組みやすく、そして浸透しやすい環境を作らないと、いくら素晴らしいマニュアルを作ってもそれは実現不可なのです。その結果、折角認証取得したISOを返上する、ということがあります。こうなると、結局それに割いた労力やコストが無駄になってしまうので、できるだけ失敗したくないものです。しかし完璧なものを作るにはそれなりの経験が必要です。実際経験しながら作っていくのも大事ですが、もっと効率重視をしたいのであればどうすればいいのか？その場合はやはり先人に聞くのが一番スムーズです。

薄いISO9001を目指すために

読みやすく、そして必要な情報を全て詰め込んだマニュアルはできるようになってくればそこまで作成に時間がかかるようなものではないです。作るのも簡単、読むのも簡単、やさしいマニュアルは実現可能です。しかし最初からそのノウハウを持っている、という人はそういないのが実情、ではどうやったらそういったISOを目指せるのかというと、そういう経験を持っている人から指導を受けるのが推奨されます。

そして、薄いマニュアル作成にトライし、それを実現した人によるISO9001認証取得サポートのサービスがあります。コンパクトなISOのマニュアルや、様式サンプルの閲覧も可能なので、ぜひ相談がおすすめです。有用なマニュアルにはデメリットは存在せず、非常に有用で社内にも社外にも役立つものになります。そしてなによりも作成する人にとって負担が減らせるのが一番のポイント、改定も簡単です。